Office Manager (m/w/d) - Düsseldorf

Als Office Manager/in arbeiten Sie eng mit unserer bestehenden Office Managerin zusammen. Gemeinsam sorgen Sie dafür, dass unser Büro jederzeit reibungslos, professionell und effizient funktioniert. Sie übernehmen Verantwortung und erkennen von sich aus, was zu tun ist. Es fällt Ihnen leicht, Aufgaben zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern, und diese anzugehen.

Was wir bieten:

• Sie werden Teil eines dynamischen, engagierten Teams in einer offenen und kooperativen Unternehmenskultur.
• Ihr Arbeitsplatz befindet sich in einem schönen Büro im Düsseldorfer Stadtzentrum, direkt an der Rheinuferpromenade.
• Sie gewinnen Einblicke in ein führendes Private-Equity-Unternehmen.
• Sie profitieren von einem attraktiven Gehalt, einem kostenlosen täglichen Mittagessen und einem großzügigen Fitnessprogramm.

Was Sie mitbringen sollten:

• Sie verfügen über mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position im Bereich Büromanagement, Assistenz der Geschäftsleitung oder Verwaltung.
• Sie sind äußerst proaktiv, erkennen Handlungsbedarf, bevor er entsteht, und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben.
• Sie arbeiten selbstständig und sind gleichzeitig ein starker und zuverlässiger Teamplayer.
• Sie sind strukturiert und organisiert und behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick.
• Sie treten professionell auf, sind serviceorientiert und kommunikationsstark; es macht Ihnen Spaß, Führungskräfte in einem schnelllebigen Umfeld zu unterstützen.
• Sie verfügen über ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind für 25–32 Stunden pro Woche im Büro verfügbar; aus betrieblichen Gründen ist Ihre Anwesenheit montags erforderlich.

Zu Ihren wichtigsten Aufgaben gehören:

• die komplexe Terminplanung für eine oder mehrere Führungskräfte betreuen;
• Meetings koordinieren und organisieren und deren sorgfältige Vorbereitung auf hohem Niveau sicherstellen;
• als erste Ansprechperson für Gäste und eingehende Anrufe fungieren;
• Reisen und Unterkünfte für das DACH-Team organisieren;
• Unternehmens- und Teamveranstaltungen mitorganisieren;
• die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen unterstützen;
• die umfassende Verantwortung für das Büroumfeld übernehmen, einschließlich Verbrauchsmaterialien, Gemeinschaftsflächen und aller operativen Details des Büroalltags;
• praktische Verbesserungen für den Bürobetrieb und das Arbeitsumfeld des Teams kontinuierlich identifizieren und proaktiv umsetzen, um Abläufe und Effizienz zu verbessern.